MENU

PL

Podstawy Zarządzania Czasem – czynne podejście do wykonywania zadań.

Osoby zorientowane na terminową  realizację celów radzą sobie z projektami ponieważ obierają CZYNNE podejście do wykonywanych działań. Pozwala to na przejęcie kontroli nad sprawami, zanim sprawy przejmą kontrolę nad nimi. Jeśli chcemy panować nad swoim czasem – jest to niezbędny krok.

Wyróżniamy 6 podstawowych zasad stosowanych przez osoby zorientowane na przyszłość i terminowe wykonywanie zadań.

  • Komunikacja
  • Dyscyplina
  • Pamięć
  • Planowanie
  • Rewizja
  • Organizacja

Zaburzona komunikacja lub jej brak bardzo często skutkują ogromnym marnowaniem czasu. Ważnym elementem w komunikacji jest jasny i prosty język. To cała sztuka w komunikacji – mówić tak, aby wszyscy rozumieli co mamy na myśli. Zanim zaczniemy przekazywać komuś ważne dla nas treści, upewnijmy się, że dana osoba może nas wysłuchać , że nie istnieje nic co zakłóci mu odbiór naszego przekazu. Nieodzownym elementem komunikacji w zespole jest fakt upewnienia się, ze wszyscy w zespole mają to samo rozumienie kluczowych pojęć. Jeśli dwie osoby będą  inaczej rozumieć słowo „natychmiast” wówczas każdy wykona swoje zadanie w innym terminie. Pamiętajmy, że błędy w komunikacji zawsze obciążają szefa – nawet jeśli to nasz podwładny zapomni, nie zrozumie, nie dopowie – to przełożony ponosi tego konsekwencje.

Dyscyplina to cos więcej niż zaciskanie zębów i robienie tego co trzeba. Polega ona na tym, aby  pamiętać to, o czym nie wolno nam zapomnieć , by zaplanować to, co musi pójść dobrze. Dyscyplina polega zatem na punktualności i dotrzymywaniu obietnic nawet w sytuacjach trudnych. Jest to jeden z najważniejszych nawyków, które pomagają nam skutecznie zarządzać czasem. Innymi słowy – dyscyplina jest pochodną wewnętrznego postanowienia, żeby zrobić cos bez względu na to, czy mamy na to ochotę.

Pamięć to taki element naszego funkcjonowania, który pomoże nam uporać się z zadaniami, zanim staną się tak pilne, ze przestaniemy nad nimi panować. Co gorsza, jeśli nie pamiętamy o rzeczach jakie mamy do zrobienia – konsekwencje mogą być bardzo nieprzyjemne. Istnieje wiele sposobów na zapamiętywanie o terminach, spotkanych , wydarzeniach itd. : kalendarze – te tradycyjne lub  multimedialne, telefony z notatnikami, dzienne harmonogramy dnia itd.

Planowanie to nieodłączna cecha osoby czynnej. Ważne jest aby wiedzieć czego pragniemy, jak chcemy to osiągnąć i co może się nie powieść. Innymi słowy – zanim zaczniemy planować – musimy wyznaczyć cel. Musimy określić co dokładnie chcemy osiągnąć i w jakim czasie. Czasami źle postawiony cel doprowadza do bezsensownych działań i marnotrawienia czasu. Planując jakieś zadanie – w zależności oczywiście od stopnia jego trudności – należy przeanalizować co się stanie jak  niedotrzymany terminów, jakie czynności powinniśmy podjąć aby mieć kontrole nad zaplanowanym działaniem oraz co zrobić jeśli cos pójdzie niezgodnie z planem.

Rewizja – to nic innego jak robienie sobie przerwy w dążeniu do wyznaczonego celu i obserwacja postępów, priorytetów, sukcesów, porażek swoich działań.

Ostatnim elementem, ale jakże istotnym w czynnym podejściu do wykonywania zadań jest dobra organizacja pracy. Bycie zorganizowanym pomaga w dobrym wykorzystaniu czasu jakim dysponujemy. Ważną częścią bycia dobrze zorganizowanym jest porządek, ale ważne jest aby zaprowadzać swój własny rodzaj porządku – taki w którym którym czujemy się komfortowo: zarówno w kwestii segregacji dokumentów, zbierania danych ale również sposobu zapisywania plików itp.

Podsumowując: jeśli jesteśmy przesadnie zorientowani na teraźniejszość, trudno nam będzie dostrzec celowość zajmowania się nieprzyjemnymi dla nas sprawami. To orientacja na przyszłość pozwala nam inwestować czas w robienie czegoś, czego wolelibyśmy uniknąć  ale co może przynieść nam w przyszłości konkretne korzyści.

 

Małgorzata Dopierała


wróć