Jak zwiększyć efektywność pracy?

Na początek warto wyjaśnić co to jest efektywność, według Encyklopedii Zarządzania efektywność to rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Oznacza najlepsze efekty produkcji, dystrybucji, sprzedaży czy promocji, uzyskane po najniższych kosztach.

Częstym błędem w myśleniu o efektywności jest to, że uważamy, że chodzi o to, by robić więcej w krótkim czasie. Ale to nie do końca prawda.

Odpowiedź wydaje się prosta – chodzi o to, aby pracować mądrzej, a nie więcej.

Istnieje wiele technik zarządzania sobą: czasem, świadomością, które uważane są za bardzo konkretne i pozwalające w miarę łatwo zwiększać efektywność w pracy - bez wdawania się w głębsze analizy emocjonalne. Poniżej są opisane kilka z nich:

1. Unikanie pułapki 24h

Zazwyczaj uważamy, że równowagę między pracą i życiem prywatnym trzeba zachowywać każdego dnia - i każde 24 godziny musimy w miarę równo dzielić między obowiązki służbowe i pozostałe rzeczy, na których nam zależy. To pułapka, bo dla większości ludzi to stan nieosiągalny, szczególnie dla pracujących rodziców - twierdzi Laura Vanderkam, autorka książek o produktywności.

Lepiej jest, radzi Vanderkam, myśleć o tygodniu jako 168 godzinach. Pewnie nie każdy człowiek może zmieścić każdego dnia pracy, posiłków z dziećmi i randki z małżonkiem, ale na pewno da się to wszystko zrobić w ciągu 7 dni.

2. Wykorzystywanie fal motywacji

Każdemu z nas czasem się po prostu nie chce. Wolelibyśmy wrócić do łóżka, siedzieć na kanapie albo rzucić to wszystko. Ale doskonale wiemy, że żadna z tych opcji nie jest w zasięgu - a obowiązków nie ubywa. Co zrobić, kiedy nic się nie chce?

 

Psycholog BJ Fogg, dyrektor Laboratorium Technologii Perswazji na Uniwersytecie Stanforda w USA ma na to rozwiązanie. Jego zdaniem, popełniamy błąd w myśleniu o motywacji: nie chodzi o to, by zwiększać motywację, ale skutecznie wykorzystywać ją, gdy się pojawia. Tutaj opisywaliśmy wyjaśnienie Fogga, jak skorzystać z "fali motywacji" - tak psycholog określa przypływy i odpływy chęci do działania.

Fogg radzi, by będąc zmotywowanym zrobić coś, co zniesie barierę w wyrobieniu sobie nawyku na przyszłość lub ułatwi później wykonanie trudniejszych zadań:

„Kiedy motywacja jest wysoka, należy zrobić wszystkie trudne rzeczy, które ułatwiają wyrobienie w sobie późniejszych nawyków.

Na przykład, jeśli chcesz zacząć ćwiczyć, to gdy masz motywację, zapisz się na siłownię i ustal sobie plan treningowy.”

3. Porzucenie cukru

Zapewne każdy zna to uczucie po obiedzie lub kawie i ciastku, że chętnie byście się zdrzemnęli? Jeśli tak - rozważcie zmianę diety.

Brzmi to banalnie, ale jeśli zamienić w pracy colę na wodę, zmniejszyć spożycie słodyczy, unikać dużych obiadów. Wszystko po to, żeby organizm nie tracił niepotrzebnie energii na trawienie horrendalnych dawek cukru, które mogą powodować m.in. senność.

4. Łamanie postaw dominujących

W biznesie często zdarza się, że osoby o silnym statusie społecznym - oraz tzw. ramie społecznej - zastawiają "pułapki samca alfa": mówią, gdzie masz usiąść, poczekać, itd. Mają cały zasób narzędzi funkcjonowania i kontrolowania sytuacji. Jeśli ktoś nie chce dopuścić do bycia częścią "dworu" takiej osoby dominującej, musi pokazać, że jest partnerem. Tylko jak to zrobić? Recepta jest prosta: wyjść z inną propozycją.

Na przykład, jeśli ktoś proponuje nam spotkanie o danej godzinie, wyjdźmy z kontrpropozycją - jeśli od razu się zgodzimy lub wyłącznie rozważymy ofertę tamtej osoby, potwierdzimy jej dominującą pozycję wobec nas.

5. Słuchanie, słuchanie, słuchanie

Jak podaje Piotra Buckiego: „…Albo nie słuchamy albo na przykład kończymy zdania za kogoś, co oznacza, że jesteśmy tak niecierpliwi, że już chcemy powiedzieć coś o sobie lub to, co wiemy na dany temat. Szczególnie w sytuacjach konferencyjnych, gdzie wszyscy mamy jakąś swoją ukrytą agendę, cel, chcemy zabłysnąć - nie czekamy tych kilku sekund do końca.”

Dlatego też Bucki poleca, by ćwiczyć słuchanie: odczekać 2-5 sekund zawsze po tym, jak ktoś skończy zdanie. - Nie zawsze się to oczywiście udaje, ale metoda ta sprawia, że nagle znajdujemy się w pełnej rozmowie, a nie jak najszybszej wymianie zdań - tłumaczył Bucki.

To były kilka technik dla zwiększenia efektywności pracy, na stronach internetowych można znaleźć ich wiele ale wymienione wyżej moim zdaniem są krótkie, proste i przejrzyste, pomimo różnych technik warto pamiętać, że warto w pierwszej kolejności zwracać uwagę na swoje zdrowie i samopoczucie

Mariana Stashkiv