Kultura korespondencji mailowej - czyli jak nie zrazić do siebie pracodawcy/klienta?

Dawniej trudno się czytało wielostronicowe listy, a teraz? Wieloakapitowe maile, które trzeba wielokrotnie przewijać nie są wcale łatwiejsze. Coraz częściej ludzie są leniwi i pragną mieć jasno powiedziane „co? jak?”. Zatem jak pisać maile tak, aby nie zrazić do siebie odbiorców?

Obecnie człowiek otrzymuje sporą liczbę e-maili dziennie. Ułatwieniem jest postawienie się w roli adresata i zatytułowanie odpowiednio e-maila. Jest to sposób, dzięki któremu osoba po drugiej stronie od razu może się zorientować, w jakiej sprawie jest owy e-mail. Można tutaj zadbać o konkrety (np. data, nazwa firmy itp.)
Innym istotnym elementem jest rozpoczęcie e-maila (tzw. nagłówek). Jest to powitanie, które kształtuje nastawienie i opinię adresata na temat nadawcy (tzw. pierwsze wrażenie). Absolutnym błędem, nieuprzejmością i nietaktem jest słynne „Witam”. Najlepszym wyjściem jest zastosowanie reguł, które obowiązują w korespondencji tradycyjnej (np. Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo). Nie należy używać imion, ponieważ świadczy to o za dużym spoufaleniu. Natomiast, jeśli adresat posiada tytuł akademicki, to należy go wymienić (np. Szanowny Panie Doktorze, Szanowna Pani Profesor).

Dobrym wychowaniem, które można zauważyć w mailu jest również zaczynanie słów związanych z odbiorcą czy innymi osobami wielką literą (np. przedstawiam Pani, w Pana Kowalskiego mniemaniu itd.). Nie chodzi tutaj jedynie o wstęp e-maila, ale również o zachowanie tej zasady w jego treści.
Coś, czego należy unikać to puste e-maile jedynie z załącznikami. Świadczy to o braku szacunku i nonszalancji. Treść może być bardzo konkretna oraz zwięzła, nie trzeba się rozpisywać. Można również powołać się na osobę bądź na rozmowę telefoniczną.

Okazaniu szacunku służy też formuła pożegnalna w mailu, czyli ta fraza tuż przed podpisem (np. „Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem” itd.). Czasem wydaje się to pożegnanie przerysowane, czy też wydaje się, że nadawca jest „podległy” aż nadto, aczkolwiek to jest jedynie formuła grzecznościowa, której nie należy nadinterpretować.
Przede wszystkim należy unikać przydługich zdań szczególnie, jeśli po przeczytaniu końcówki zdania, zapomina się o jego początku albo gdy jest zawile owe zdanie napisane. Ponadto, sam e-mail nie powinien być za długi. Najlepiej napisać takiego e-maila, aby zmieścił się w całości w okienku podglądu treści programu pocztowego. Świadczy to o szanowaniu czasu drugiej osoby.

Obok tego, coś o czym trzeba pamiętać i jednocześnie jest oczywistą sprawą to zasady ortografii i interpunkcji, co w tych czasach raczej nie jest ciężkie ze względu na programy, które mają wbudowane słowniki. Nie powinno się omijać wszelkich liter ze znakami diakrytycznymi (ą, ę, ć, ó, ź, ż itd.). Poprawia to wizerunek firmy, ponieważ korespondent maila odbiera go profesjonalnie. Obok tego należy pamiętać, że jeśli dodało się przecinek po nagłówku, to treść e-maila trzeba rozpocząć małą literą. Jeśli jednak zakończy się nagłówek wykrzyknikiem, treść e-maila należy rozpocząć wielką literą.

Przykłady:
Szanowni Państwo!
W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone na portalu ABC chciałbym przedstawić swoją kandydaturę na stanowisko XYZ.
W załącznikach przesyłam CV, list motywacyjny oraz referencje.
Z wyrazami szacunku
Anna Kowalska
- - - - - - - -
Szanowni Państwo,
w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone na portalu ABC chciałbym przedstawić swoją kandydaturę na stanowisko XYZ.
W załącznikach przesyłam CV, list motywacyjny oraz referencje.
Z wyrazami szacunku,
Anna Kowalska

Innym aspektem, który warto wprowadzić to język dostosowany do odbiorcy (język branżowy, specjalistyczny), ale z poszanowaniem zasad języka ogólnego. Należy jednak pamiętać, że przerysowanie i nadmierne używanie takiej gwary nie dowodzi o profesjonalizmie i należy tego unikać.
Jednym z ostatnich punktów są załączniki. Powinny one mieć jasno sformułowany tytuł (najlepiej z nazwiskiem nadawcy), a w treści e-maila (np. w nagłówku lub stopce) należy dołączyć informacje o autorze (nazwisko, kierunek, nr grupy, indeks itd.).

Mówi się, że człowiek kulturalny odpowiada na listy. Nawet, jeśli nadawca ma złą wiadomość dla adresata (np. negatywny wynik procesu rekrutacji czy rezygnacja z usług), to warto, aby tę wiadomość przekazał. Korespondent ma prawo wiedzieć, na czym stoi. Może się zdarzyć tak, że dzięki tej wiadomości usługodawca przemyśli swoją ofertę i zaproponuje jakąś alternatywną, tańszą, lepszą.

Zatem podsumowując, należy pamiętać o:
1.    temacie e-maila,
2.    nagłówku e-maila,
3.    treści e-maila,
4.    formule pożegnalnej i podpisie w e-mailu,
5.    interpunkcji w e-mailu,
6.    załącznikach do e-maila,
7.    kulturze odpowiedzi.

Dzięki zachowaniu tych punktów e-mail na pewno będzie wyglądał lepiej. Powodzenia!

Agata Stan